DISPOSITIVOS DE INTERCOMUNICACIÓN MODERNOS
OBJETIVO: La comunicación es necesaria para el éxito de cualquier negocio. En esta sesión veremos las formas básicas de comunicación y el equipo disponible para su empresa.
- Tipos de comunicación
- Tipos de comunicación
- Correo
- Videoconferencia y conferencias en línea
- Sitios de redes sociales
- Herramientas de cibercharla (chat)
- Fax
- Teléfonos fijos
- Teléfonos celulares o móviles
- Smartphones
- Computadoras
- Computadora de escritorio
- Computadoras portátiles (laptops)
- Notebooks y Netbooks
- Computadoras de tabletas
- Dispositivos de mano
- Software
- Productos auxiliares
- Internet
- Planeación de tecnología
La comunicación es la clave para el éxito de cualquier negocio. A menos que sus clientes potenciales sepan que existe, no tendrán la información necesaria para contactarlo y comprar sus productos. Cuando ya lo conocen, deben poder contactarlo fácilmente.
Hay dos tipos de comunicación que son esenciales: externa e interna.
- La comunicación externa es dirigida al cliente para darle a conocer el producto o servicio y darle una razón para comprar. Este tipo de comunicación incluye folletos, varias formas de publicidad, correspondencia personal, llamadas telefónicas, sitios web y cualquier otra cosa que lo dé a conocer al cliente.
- La imagen es de primordial importancia en la comunicación externa! Su logotipo debe reflejar quién es usted, el membrete en su papelería debe ser una herramienta de ventas, el mensaje en su contestadora debe reflejar su profesionalismo.
- La comunicación interna es esencial para atraer y conservar al personal talentoso. Usted debe determinar el camino que su empresa seguirá, comunicando ese mensaje constantemente; debe motivar a su personal a través de distintas formas de comunicación, como por ejemplo premios, boletines informativos, juntas, llamadas telefónicas y pláticas formales e informales.
Una comunicación efectiva requiere de herramientas y planeación. En esta sesión analizaremos dichas herramientas así como los parámetros para una buena planeación, con el fin de facilitar este elemento clave en su empresa: la comunicación. El contenido se dividirá en tres partes:
- Herramientas básicas de comunicación
- Computadoras
- Internet
Aún con todos los métodos modernos de comunicación, el correo tradicional es todavía una de las herramientas más poderosas de un negocio. Le da un toque personal y es usado para entregar documentos importantes, contratos y envío de artículos. Un método muy conveniente de manejar la correspondencia desde su hogar y oficina es con una cuenta de Stamps.com, que le permite imprimir estampillas desde su propia computadora.
Hay muchos tipos de teléfonos y solo usted puede decidir qué tipo(s) o qué combinaciones son los adecuados para usted. Aún el teléfono normal (fijo) que es instalado en su oficina tiene muchas opciones. Usted debe empezar con al menos una línea de uso exclusivo para su negocio. Esta línea debe de tener incluida la opción de dejar un mensaje en que caso de que nadie conteste.
Teléfonos celulares o móviles
El teléfono celular, también llamado móvil, es usado para comunicación móvil por medio de una red de telefonía celular. Hay una gran cantidad de planes y proveedores. Muchos proveedores tienen planes especiales para pequeñas empresas. Muchos otros tienen planes personalizados para los pequeños negocios que incluyen paquetes con características populares y tendencias, haciéndolos muy convenientes. Asegúrese de preguntar sobre sus necesidades específicas antes de seleccionar un proveedor y un plan.
Cuando su modo de uso o necesidades cambien, no dude en pedir información o planes que se ajusten mejor a sus nuevas condiciones. La mayoría de las compañías de servicio celular le permiten devolver un teléfono dentro de los siguientes 15 o 30 días a la compra si no está satisfecho. Use este tiempo para verificar si el teléfono tiene buena recepción en su casa y en la oficina. Muchos proveedores ofrecen teléfonos celulares básicos gratis por un periodo de tiempo específico, generalmente dos años. Pero esté consciente de que cobran multas muy altas por cancelar antes de tiempo.
El crecimiento de la demanda de dispositivos móviles con gran capacidad de memoria, pantallas más grandes y sistemas operativos abiertos ha sobrepasado el resto de los teléfonos móviles durante muchos años. Un smartphone es un teléfono celular que ofrece aplicaciones avanzadas con la funcionalidad de una computadora. Un smartphone puede incorporar aspectos avanzados como correo electrónico, Internet y lector de libros electrónicos y además incluir un teclado completo o externo. En otras palabras, un smartphone es una computadora miniatura que tiene teléfono.
Los smartphones también pueden enviar mensajes de texto e incluir una cámara y videograbadora. Algunos modelos hasta tienen la función de “presiona para hablar” que es similar a un walkie-talkie. Cuando está fuera de la oficina, su smartphone puede convertirse en una herramienta valiosa para correo electrónico, búsqueda en línea y la capacidad de revisar y editar documentos. Muchos modelos tienen GPS y muchas otras aplicaciones disponibles. Los más populares son el iPhone, Blackberry, Droid and Google’s Nexus One. Cada uno tiene diferentes puntos a favor que usted deberá de comparar y ver cuál satisface más las necesidades de su negocio.
Videoconferencia y conferencias en línea
La videoconferencia transmite y recibe imágenes y voz en tiempo real. Las conferencias en línea son de otra dimensión: le permite compartir documentos y aplicaciones.
La telepresencia lleva la videoconferencia y las conferencias en línea a otro nivel. Una sala de juntas de telepresencia incluye cámaras de alta definición completa, grandes pantallas que muestran imágenes de tamaño real y un audio adaptado al entorno, para crear una experiencia “humana”. Las expresiones faciales para negociaciones y juntas de negocios de gran importancia pueden ser discernidas mediante una “mesa virtual”. Los sistemas de telepresencia pueden adaptarse para satisfacer la necesidad del negocio de una conferencia entre dos personas en una oficina privada a un montaje tipo estadio para reuniones más grandes.
Sitios de redes sociales
Una red social es una estructura hecha de individuos u organizaciones que están unidas por intereses comunes, con frecuencia es como una comunidad. Las redes sociales por Internet se realizan en una gran variedad de sitios que permiten a los usuarios compartir contenido e interactuar alrededor de intereses similares. Ha crecido hasta incluir los clientes de alguna compañía, fans de celebridades y seguidores de políticos. Esto ha creado una gran oportunidad para que las empresas generen interacción con clientes presentes y potenciales a través de sitios web establecidos con ese propósito. Para ser exitoso se necesita un esfuerzo continuo y participación a través del tiempo. Comprometiéndose a un esfuerzo continuo usted puede crear un nicho de mercado a través de sitios como MySpace, Facebook y Twitter. Una advertencia sobre las redes sociales por Internet: una vez que haya publicado algo es difícil retractarse, así que tenga cuidado.
Herramientas de cibercharla (chat)
Wikipedia describe muy bien la herramienta del chat: “El chat en línea se refiere a cualquier tipo de comunicación por Internet, pero principalmente se trata de conversaciones directas entre dos personas o grupos de conversación con mensajes de texto usando herramientas como el envío de mensajes instantáneo. Es muy usado en lugar del correo electrónico cuando se necesita comunicarse en vivo. Las herramientas de chat se pueden usar para la comunicación interna y externa y se pueden colocar en los sitios web para que los clientes puedan comunicarse con un encargado de servicio a clientes en tiempo real. Utilizar estas herramientas normalmente requiere de una descarga gratuita del programa. Hay muchas opciones disponibles como AOL, GoogleTalk y Yahoo IM. Las funciones que ofrecen pueden varias desde mensajes directos entre dos personas hasta herramientas para chats de grupo muy avanzadas, por ejemplo transferencia de archivos, videos y documentos como el WebExConnect.
Fax
Esta decisión se trata de si adquirir un fax sencillo o un modelo todo incluido. Los multifuncionales tienen impresora, escáner, copiadora y fax (no todos los modelos tienen fax o escáner). Si usted planea enviar y recibir muchos faxes quizá sería mejor un fax sencillo. Para un uso menos frecuente el multifuncional es menos costoso. Son más compactos y gastan menos electricidad. Debe considerar su presupuesto y las restricciones de espacio. Por lo general, los equipos de fax más sencillos dan menos problemas. Si su negocio dependerá mucho del fax, es importante que cuente con el máximo de memoria posible para que sea más rápida la impresión. Algunos proveedores ofrecen un número de fax que funciona con su sistema de correo electrónico. Recibir un fax funciona exactamente igual como si lo recibiera por con otro equipo de fax pero se recibe en realidad como anexo a un correo electrónico. Esto puede ser muy útil para quienes viajan mucho y no siempre están cerca de un equipo de fax.
Es el tipo de computadora más común: instalada para usarse en su
oficina. El sistema de la computadora debe incluir:
- Una unidad de procesamiento básica: una PC (Computadora Personal) o una Macintosh (Apple). Las PC’s son mucho más comunes y cuestan menos. Muchos negocios tienen PC’s. Sin embargo, para muchos usuarios y aplicaciones como artes gráficas, las Mac tienen muchos seguidores.
Un monitor de pantalla plana.Conectividad a Internet, una unidad para CD/DVD y puertos USB.
Una impresora. Las impresoras láser cuestan más de entrada pero a la larga son más económicas si se toman en cuenta los costos de impresión. Si usted tiene poco espacio disponible, considere una impresora multifuncional.
También debe considerar algún sistema de almacenamiento de respaldo, como un dispositivo de memoria USB, una unidad de memoria dura externa o un CD o DVD.
Un programa antivirus es esencial. Puede comprar uno o usar algún programa gratuito, sin embargo los gratuitos ofrecen menos seguridad que las versiones con costo.
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